SharePoint: O que é e como usar essa ferramenta?

Este artigo foi publicado pelo autor Stéfano Barcellos em 05/10/2024 e atualizado em 05/10/2024. Encontra-se na categoria Artigos.

Nos últimos anos, a transformação digital tem impulsionado as empresas a buscarem soluções que aumentem a produtividade, otimizem a colaboração e melhorem a gestão de informações. Nesse cenário, o SharePoint se destaca como uma ferramenta eficaz que oferece recursos para a criação de sites, armazenamento de documentos e colaboração em equipe. Neste artigo, vamos explorar o que é o SharePoint, suas funcionalidades e como utilizá-lo de maneira prática e eficiente.

O que é o SharePoint?

O SharePoint é uma plataforma desenvolvida pela Microsoft que permite a criação de sites para compartilhar informações, colaborar em documentos e gerenciar conteúdo dentro de uma organização. A ferramenta pode ser usada tanto para gerenciamento de conteúdo quanto para suporte a processos de negócios, sendo amplamente adotada em ambientes corporativos ao redor do mundo.

A principal proposta do SharePoint é facilitar a colaboração entre equipes e o compartilhamento de documentos, tornando o trabalho mais ágil e eficiente. Ele pode ser integrado a outras ferramentas da Microsoft, como o Microsoft 365, o que potencializa ainda mais suas funcionalidades.

Funcionalidades do SharePoint

1. Criação de Sites

O SharePoint permite a criação de sites personalizados para diferentes equipes ou projetos. Esses sites oferecem uma interface intuitiva, onde os usuários podem adicionar listas, bibliotecas de documentos, páginas e aplicativos. A personalização é uma das grandes vantagens, pois cada equipe pode ter um espaço único que atende às suas necessidades específicas.

2. Armazenamento e Gestão de Documentos

Uma das principais funcionalidades do SharePoint é o armazenamento de documentos. Com ele, os usuários podem criar bibliotecas de documentos que facilitam a organização e o acesso a arquivos. Além disso, a plataforma oferece controle de versão, permitindo que os usuários acompanhem as alterações feitas em um documento, revertam versões e mantenham um histórico do que foi editado.

3. Colaboração em Tempo Real

O SharePoint também se destaca pela capacidade de permitir a colaboração em tempo real. Vários colaboradores podem editar um documento simultaneamente, facilitando a troca de ideias e a identificação de problemas de forma rápida. Essa funcionalidade é especialmente útil para equipes que trabalham com projetos em conjunto, pois proporciona uma integração mais fluida.

4. Automação de Fluxos de Trabalho

Com o SharePoint, é possível criar fluxos de trabalho automatizados que ajudam a simplificar processos repetitivos. Através do Power Automate, uma ferramenta de automação de processos, os usuários podem configurar notificações, aprovações de documentos e outras interações que economizam tempo e reduzem o risco de erros.

5. Integração com outras ferramentas

O SharePoint se integra perfeitamente ao Microsoft 365 e a outras soluções da Microsoft, como o Teams e o OneDrive. Essa integração permite um fluxo contínuo de informações e facilita o acesso aos documentos de qualquer lugar, promovendo a mobilidade e a flexibilidade do trabalho.

Como usar o SharePoint?

1. Criar um site no SharePoint

A criação de um site no SharePoint é um dos primeiros passos para utilizar essa plataforma. Veja como fazer:

Passo 1: Acesse o SharePoint

Entre na sua conta do Microsoft 365 e localize o SharePoint na lista de aplicativos.

Passo 2: Clique em "Criar site"

Na página inicial do SharePoint, clique no botão “Criar site”. Você pode escolher entre um site de equipe, voltado para colaboração, ou um site de comunicação, para disseminação de informações.

Passo 3: Preencha as informações básicas

Dê um nome ao seu site, adicione uma descrição e ajuste as configurações de privacidade conforme necessário. Se for um site de equipe, adicione os membros que terão acesso e suas permissões.

Passo 4: Personalize o layout

Depois que o site for criado, você pode personalizar o layout, adicionando web parts, que são componentes como listas, bibliotecas de documentos e grupos de notícias.

2. Gerenciar documentos

Gerenciar documentos no SharePoint é uma tarefa simples e dinâmica. Aqui estão os passos essenciais:

Passo 1: Criar uma biblioteca de documentos

Em seu site, clique em “Novo” e selecione “Biblioteca de Documentos”. Dê um nome à biblioteca e ajuste as configurações conforme necessário.

Passo 2: Adicionar documentos

Para adicionar documentos, clique em “Carregar” e selecione os arquivos desejados. É possível também arrastar e soltar arquivos diretamente na biblioteca.

Passo 3: Organizar documentos

Utilize pastas ou colunas de metadados para organizar seus documentos de forma eficaz. Isso facilita a busca e o acesso à informação necessária.

Passo 4: Controlar versões

Ative o controle de versões nas configurações da biblioteca. Assim, cada vez que um documento for editado, uma nova versão será registrada, permitindo o histórico completo de alterações.

3. Colaboração em equipe

Para otimizar a colaboração em equipe, siga estas etapas:

Passo 1: Convidar membros para o site

No seu site de equipe, adicione os membros que precisam ter acesso. Você pode definir diferentes níveis de permissão (visualização, edição ou controle total) para cada um.

Passo 2: Utilizar comentários e @menções

Ao colaborar em documentos, use a função de comentários e mencione outros usuários usando o "@" seguido do nome da pessoa. Isso facilita a comunicação e garante que as informações sejam observadas.

Passo 3: Usar o Microsoft Teams

Se você estiver usando o Microsoft Teams, pode integrar suas equipes ao SharePoint, permitindo que todos acessem arquivos e documentos diretamente da plataforma de comunicação.

4. Criar um fluxo de trabalho automatizado

Criar fluxos de trabalho no SharePoint com Power Automate é uma maneira eficiente de economizar tempo. Confira como:

Passo 1: Acesse o Power Automate

No seu painel do Microsoft 365, localize o Power Automate.

Passo 2: Escolha um template

O Power Automate oferece uma variedade de templates prontos que podem ser ajustados para atender às suas necessidades. Escolha um que seja relevante para o seu fluxo de trabalho.

Passo 3: Configure gatilhos e ações

Defina quais devem ser os eventos que iniciam o fluxo de trabalho (gatilhos) e quais ações devem ser realizadas em resposta a esses eventos.

Passo 4: Teste o fluxo

Finalize a criação do fluxo e teste-o para garantir que todas as ações sejam executadas conforme planejado.

Benefícios do SharePoint

O uso do SharePoint traz diversos benefícios para as equipes e empresas, incluindo:

1. Aumento da produtividade

Com as ferramentas de colaboração e gerenciamento de documentos do SharePoint, as equipes podem trabalhar de forma mais eficiente, reduzindo o tempo gasto em tarefas de organização e troca de informações.

2. Segurança e controle de informações

O SharePoint oferece segurança avançada, permitindo que as empresas controlem quem tem acesso a quais documentos e informações. Isso é essencial para a proteção de dados sensíveis.

3. Acesso remoto

Com a nuvem, os usuários podem acessar seus arquivos e documentos de qualquer lugar, promovendo a flexibilidade do trabalho remoto e a mobilidade das equipes.

4. Integração com ferramentas populares

A integração com outras ferramentas da Microsoft e a possibilidade de criar conexões com aplicativos de terceiros fazem do SharePoint uma plataforma versátil que pode ser ajustada conforme as necessidades da empresa.

Conclusão

O SharePoint é uma ferramenta poderosa que, quando utilizada adequadamente, pode transformar a forma como as equipes colaboram e gerenciam informações. Desde a criação de sites personalizados até a automação de fluxos de trabalho, as funcionalidades do SharePoint oferecem soluções inovadoras para desafios comuns no ambiente corporativo. Investir tempo em aprender a usar essa ferramenta pode resultar em ganhos significativos de produtividade e eficiência.

Perguntas Frequentes (FAQ)

1. O SharePoint é gratuito?

O SharePoint não é gratuito, mas é oferecido como parte de várias assinaturas do Microsoft 365, que incluem recursos adicionais de colaboração e produtividade.

2. Posso usar o SharePoint offline?

O SharePoint Online não permite o uso offline diretamente, mas é possível sincronizar bibliotecas de documentos com o OneDrive para acesso offline.

3. O que é um site de equipe no SharePoint?

Um site de equipe é um tipo de site no SharePoint projetado para facilitar a colaboração entre membros de uma equipe, permitindo compartilhamento de documentos, calendários e informações relevantes.

4. O SharePoint possui suporte para dispositivos móveis?

Sim, o SharePoint tem aplicativos móveis que permitem acessar e colaborar em documentos e informações em dispositivos celulares e tablets.

5. Como fico sabendo sobre as atualizações do SharePoint?

A Microsoft frequentemente atualiza o SharePoint, e as atualizações são comunicadas através do blog do Microsoft 365 e da Central de administração do SharePoint.

Referências

• Suporte do SharePoint - Microsoft
• Blog do Microsoft 365
• Power Automate - Microsoft
• Documentação do SharePoint

Stéfano Barcellos

Stéfano Barcellos é um apaixonado por sonhos e conhecimento. Desde jovem, sempre foi fascinado pelo universo onírico e pela maneira como nossos sonhos podem refletir nossas emoções, medos e aspirações. Com uma formação em Psicologia e vasta leitura sobre mitologia e simbolismo, Stéfano decidiu compartilhar suas descobertas e interpretações com o mundo, criando o blog Neo Inês. Para ele, cada sonho é uma janela para o subconsciente, e sua missão é ajudar as pessoas a entenderem melhor essas mensagens ocultas.

Além de seus estudos sobre sonhos, Stéfano também se dedica à pesquisa de curiosidades e fenômenos curiosos do cotidiano. Ele acredita que o conhecimento é uma ferramenta poderosa para expandir a mente e enriquecer a vida. Por meio do Neo Inês, ele busca criar uma comunidade onde todos possam aprender, compartilhar experiências e se inspirar mutuamente. Com uma escrita envolvente e acessível, Stéfano convida você a embarcar nessa jornada de autoconhecimento e descoberta.